Использование отчетов

Раздел «Отчеты» - это инструмент, который поможет увидеть и распознать эффективность всех ваших KPI. Вы можете управлять отчетами, отфильтровывая даты, пользователей, KPI и другие данные для последующей корректной настройки отчета, который впоследствии будет отображать необходимую вам информацию.

В этой статье мы обсудим:

1. Как создать отчет
2. Как выбрать KPI
3. Как изменять временные периоды
4. Настройки отчета
5. Как сравнить KPI
6. Как сохранить отчет
7. Как экспортировать отчет
8. Как поделиться своим отчетом

1. Как создать отчет

При первом посещении вкладки «Отчеты», по умолчанию будет отображаться отчет «Лучшие KPI по показателям».
В левой части меню вы увидите набор стандартных и пользовательских отчетов для удобства и быстроты выбора.
Стандартные отчеты можно использовать в качестве черновиков для настройки пользовательских отчетов с указанием необходимых параметров.

2. Как выбрать KPI

Чтобы изменить или выбрать KPI для включения в отчет, выполните следующие действия:

1. Выберите любой из стандартных отчетов, соответствующий вашим целям (это может быть №3, 4 или 9);
2. Нажмите выпадающее меню «Настройки отчета»;
3. Нажмите на выпадающее меню «KPI»;

   

4. Подменю разделено на две отдельные области: «Категории» и «Выбранные KPI»;
5. Чтобы добавить необходимый KPI, вы можете использовать функцию поиска или выбрать KPI вручную из списка категорий;
6. Когда найдёте KPI, нажмите на его название;
7. Выбранный KPI появится справа от списка, в окне «Выбранные KPI»;
8. Чтобы удалить KPI из списка, нажмите значок «X» рядом с именем KPI;
9. Нажмите «Готово», чтобы завершить выбор KPI необходимых для вашего отчета.

3. Как использовать временные периоды

Чтобы выбрать стандартный период, выполните следующие действия:

1. Нажмите выпадающее меню «Настройки отчета»;
2. Нажмите выпадающее меню «Управления датой»;
3. Выберите стандартный период (после этого в отчете будут автоматически отображаться данные начиная с указанной даты).

Чтобы выбрать пользовательский период, выполните следующие действия:

1. Нажмите выпадающее меню «Настройки отчета»;
2. Нажмите выпадающее меню «Управления датой»;
3. Выберите Дату начала и Дату окончания, используя левый и правый элементы управления календарем.

Диаграмма автоматически отобразит данные в соответствии с выбранным диапазоном дат.

4. Настройки отчета

Инструмент «Отчеты» имеет несколько полезных опций для настройки отчета в соответствии с вашими потребностями. Вы можете получить доступ к опции отчетов в верхней части окна просмотра отчетов, нажав на выпадающее меню под названием «Настройки отчета». В графе «Сортировать» и «Опции» вы сможете использовать следующие настройки для последующей визуализации:

• Показать / Скрыть частоту;
• Показать / Скрыть тренд;
• Показать / скрыть % от цели;
• Сортировать данные по:
  • факту;
  • % от цели;
  • % изменений;
  • A-Я;
  • Я-А.

По умолчанию в отчете будут показаны итоговые данные по всем выбранным вами KPI. Если вы хотите просмотреть данные, отфильтрованные по группам или отдельным пользователям, выполните следующие действия:

1. Нажмите выпадающее меню «Настройки отчета»;
2. В полях «Отображать» выберите «Пользователя» или «Группу» пользователей для последующего отображения данных;
3. Нажмите «Применить».

Отображаться будут только значения KPI для указанных пользователей и групп. Если вы хотите очистить этот фильтр, удалите выделенные значения в выпадающем меню и нажмите «Готово».

5. Как сравнить KPI

Функционал Отчетов позволяет сравнивать выбранные KPI. Чтобы сравнить один и тот же KPI за разные периоды времени, выполните следующие действия:

1. Выберите любой из стандартных отчетов, соответствующий вашим целям (это может быть №1,2,3,5 или 6);
2. Нажмите выпадающее меню «Настройки отчета»;
3. В поле выбора даты выберите «Сравнить», чтобы открыть выпадающее меню;
4. Выберите диапазон дат по умолчанию или введите произвольный период времени для сравнения;
5. Нажмите «Готово».

В отчете KPI будут показаны значения за выбранные два временных периода и общее процентное изменение/разница между ними. Чтобы сбросить сравнение, нажмите «Очистить» в поле «Сравнить».

6. Как сохранить отчет

Чтобы сохранить отчет, выполните следующие действия:

1. Нажмите «Сохранить» в верхней правой части окна;
2. Введите новое имя для отчета;
3. Созданный отчет появится в левой части меню;
4. Вы можете удалить отчет, нажав «Удалить».
5. Для редактирования используйте меню «Настройки отчета»

7. Как экспортировать отчет

Чтобы экспортировать отчет нажмите на значок PDF или Excel в верхней правой части меню, экспортируя отчет в соответствующий формат.

8. Как поделиться своим отчетом

Вы можете поделиться отчетом для совместного анализа с разными пользователями или группами пользователей как внутри системы, так и для внешних потребителей. Чтобы поделиться отчетом для внутренних пользователей, выполните следующие действия:

1. Выберите один из сохраненных отчетов, которым бы вы хотели поделиться;
2. Нажмите на значок «Поделиться отчетом» в верхней правой части окна;
3. Вы можете управлять тем, какие данные будут видеть пользователи в отчете в разделе Ограничить данные. Если вы не поставите галочку (выберете Нет), пользователи увидят все данные. Если вы поставите галочку (выберете Да), пользователь будет иметь доступ только к тем данным, которые ему разрешено просматривать;
4. В открывшемся меню выберите одного или нескольких пользователей, отдельную группу или группы, с которыми вы хотите поделиться своим отчетом;
5. Нажмите «Поделиться», чтобы закончить.

Чтобы поделиться отчетом для использования внешними пользователями, выполните следующие действия:

1. Выберите один из сохраненных отчетов, которым бы вы хотели поделиться;
2. Нажмите на значок «Поделиться отчетом» в верхней правой части окна;
3. Нажмите на кнопку «Создать ссылку».

Созданную ссылку необходимо скопировать и вставить в адресную строку браузера.

Примечание. Вы можете обмениваться только пользовательскими (сохраненными) отчетами, но не стандартными.